Häufige Fragen
Wir unterstützen Dienstleister, Industrieunternehmen, die Gesundheitsbranche sowie den öffentlichen Dienst im Rahmen langfristiger Kundenbeziehungen.
- Typische Kunden sind beispielsweise Ärzte und Krankenhäuser, die Ihre umfangreichen Archive auslagern möchten und auf einen schnellen Zugriff von Patientenakten angewiesen sind.
- Auch Bauunternehmen und Technologiekonzerne vertrauen auf unsere Expertise, da beispielsweise die Pläne von technischen Zeichnern häufig in unhandlichen Formaten vorliegen. Es ist praktisch, wenn man diese in digitalisierter Form unterwegs auf einem mobilen Endgerät abrufen kann.
- Rechtsanwälte und Steuerberater – insbesondere in der Funktion als Insolvenzverwalter – freuen sich, wenn Sie die zu verwaltenden Aktenberge nicht selbst einlagern müssen und wenn sie bei Bedarf schnell auf einzelne Dokumente zugreifen können.
Ja, bei uns dürfen Sie Ihre Dokumente einlagern, da wir die gesetzlichen Rahmenbedingungen einhalten. Nach Artikel 28 DSGVO Abs.1 muss der externe Dienstleister beispielsweise den Zutritt in die Räumlichkeiten sowie den Zugang zu den digitalen Daten kontrollieren und dies schriftlich dokumentieren. Unser Sicherheitsbereich ist zudem biometrisch abgesichert, videoüberwacht und durch eine Pfortenkontrolle gegen unberechtigten Zugriff geschützt.
Als externer Dienstleister sind wir nach Artikel 28 DSGVO Abs. 3 S.2 lit c und § 203 StGB bei sensiblen Daten verpflichtet, absolutes Stillschweigen gegenüber Dritten zu wahren. Unsere Mitarbeiter sind entsprechend geschult und haben alle ein polizeiliches Führungszeugnis vorgelegt.
Ja, das gesamte Aktenarchiv ist durch biometrische Zugangsbeschränkungen abgesichert. Zusätzlich haben wir modernste Meldeanlagen und eine digitale Videoüberwachung im gesamten Gebäudekomplex installiert. Unsere Pfortenkontrolle dokumentiert jeden Zutritt im Gebäude. Nachts wird das Gebäude von einem Sicherheitsdienst kontrolliert. Außerdem arbeiten wir mit einem externen Datenschutzbeauftragten zusammen. Nähere Informationen zu unseren Sicherheitsvorkehrungen finden Sie hier.
Sofort – wenn Sie sich für die vollständige Digitalisierung entschieden haben.
Wenn uns Ihre Daten physisch vorliegen, können Sie Ihre Dokumente innerhalb von zwei Stunden in digitaler Form erhalten – oder wir bringen Ihnen Ihre originalen Dokumente persönlich vorbei. Je nach Anfahrtsweg ist unser Kurier innerhalb von ca. zwei Stunden bei Ihnen (im Rahmen unserer Beratung legen wir den für Sie möglichen Lieferzeitrahmen fest).
Dies ist von verschiedenen Rahmenbedingungen abhängig. Originale sind nicht grundsätzlich aufzubewahren. Bestimmte Dokumente müssen weiterhin im Original vorliegen (beispielsweise Patente, Verträge, Patientenaufnahmeanträge oder Anamnesebögen).
Wir beraten Sie umfassend, sodass die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden – und wir gleichzeitig eine Lösung finden, die für Sie praktikabel ist.
Für jeden Dokumententyp regelt das Gesetz unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Gern beraten wir Sie hierzu und lassen Ihnen bei Bedarf eine übersichtliche Liste zukommen.
Sie haben Interesse an einer Zusammenarbeit?
Wir freuen uns, Sie und Ihre individuellen Anforderungen kennenzulernen. Im Rahmen eines unverbindlichen Gesprächs schätzen wir gern ein, wie wir Sie unterstützen können. So erreichen Sie uns: